ใช้ GMail ให้สนุก ต้องเข้าใจ Label
Posted on Tuesday, September 24th, 2013 at 2:22 pmเนื่องมาจากมีน้องสาวท่านหนึ่งทวีตว่า
ทำให้รู้ว่าหลาย ๆ คนยังไม่เข้าใจหลักการของ label ใน GMail ถึงแม้ว่าจะเปิดบริการมาแล้วเกือบสิบปี
ถ้าให้อธิบายสั้น ๆ สำหรับคำถามของน้องเขาก็คือ ทุกอย่างใน GMail เป็น label และทั้ง inbox/folder ทั้งหลาย ก็เป็น label ทั้งนั้น
หรืออีกในหนึ่ง ใน GMail ไม่มี inbox/folder นั่นเอง
ก็ขอย้อนอดีตนิดหนึ่ง อีเมลแต่ดั้งเดิมนั้น ได้แนวคิดมาจากการส่งจดหมายจริง ๆ (หรือที่มักจะเรียกกันว่า Snail Mail) ที่ว่าพอจดหมายมาถึง เราก็จะเอาจดหมายมาจัดแยก เช่นถามผู้รับ หรือตามหัวข้อ ซึ่งช่องหรือสิ่งที่ใช้เก็บจดหมายนั้น ภาษาอังกฤษก็จะเรียกว่า Folder ดังนั้น ในโปรแกรมอีเมลดังเดิม ก็จะมี folder ไว้ให้ เพื่อให้ผู้ใช้ระบุว่า จะเก็บอีเมลของตัวเองที่ไหน เช่น จดหมายเจ้าจะอยู่ใน Inbox ซึ่งถ้าอ่านแล้ว คิดว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับงาน เราก็จะย้ายจาก Inbox ไปใส่ Business เป็นต้น แล้ววันหลัง พอเราอยากจะหาจดหมายฉบับดังกล่าว ก็จะเขาไปดูใน Business แล้วอาจจะสั่งให้มันเรียงตามวันส่ง เรียงตามผู้ส่ง หรือตามหัวข้อ ซึ่งไม่ว่าจะด้วยวิธีการใด ขบวนการทั้งหมด ก็เลียนแบบมาจากการส่งจดหมายจริง ๆ
แต่จดหมายต่างจากอีเมลตรงที่ว่า มันอยู่ได้เพียงที่เดียว แต่อีเมลเป็นข้อมูลอีเล็คทรอนิกส์ มันไม่จำเป็นต้องอยู่ที่เดียวก็ได้ นั่นคือที่มาของระบบ label ใน GMail
label ใน GMail นั้น สามารถถูกำหนดให้กับอีเมลไหนก็ได้ และอีเมลหนึ่ง ๆ จะมีหลาย label ก็ได้ ซึ่งจะทำให้การจัดการอีเมลมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ลองดูรูปด้านล่าง
ด้านซ้ายมือที่เขียนไว้ว่า A ในโปรแกรมอีเมลดั้งเดิมจะเป็นรายการของ folder แต่ใน GMail รายการดังกล่าวคือรายการของ label ที่เราเลือกให้มาแสดง ดังนั้น ถ้าเรากดเลือกตรง Starred แล้ว GMail ก็จะแสดงอีเมลทั้งหมดที่มี label Starred กำหนดอยู่ หรือถ้าเรากดเลือก Important เขาก็จะแสดงรายการอีเมลที่มี label Important กำหนดอยู่ ดังนั้นถ้าอีเมลใด มี label มากกว่าหนึ่งอัน มันก็จะไปโผล่ในหลาย ๆ ที่ได้
ซึ่งรายการ label ด้านซ้ายนี้ เราสามารถระบุได้ว่า จะให้แสดงอะไรบ้าง โดยระบุใน Settings ซึ่งพอเข้าไป จะเห็นได้ชัด จากรูปที่เขียนไว้ว่า B ว่า นี่ไม่ใช่ folder list แต่เป็น label list โดยเราสามรถที่จะเลือก show hide หรือ show if unread ได้ โดย show if unread หมายความว่า ถ้ามีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน และมี label ดังกล่าวอยู่ ชื่อ label ดังกล่าวก็จะแสดงใน label list
นอกจากนั้น เรายังทำ label แบบ nested ได้ด้วย เช่น ในรูป ตรงที่เขียนไว้ว่า C/D จะเห็นว่า 261102 จะอยู่ภายใต้ CPE ดังนั้น อีเมลได้ที่ถูกกำหนด label 261102 ก็จะได้รับ label CPE ไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งเราสามารถทำ nested แบบหลายชั้นได้
ปัญหาหนึ่งของการทำ label หรือ tag คือการที่เราขี้เกียจใส่ label/tag ซึ่ง GMail ก็ใช้วิธีการให้เราสร้าง filter ได้ โดยถ้าอีเมลใดตรงกับ filterก็จะสามารถกำหนด Action ต่าง ๆ ที่รวมถึงการใส่ label ได้ เช่นในรูปด้านบน ตรงที่เขียนไว้ว่า E ผมสร้าง filter ที่บอกว่า ถ้ามีอีเมลใดที่มาจาก mailing list ที่จัดการโดย tccc.list.cs.columbia.edu ก็จะไม่ต้องเอาใส่ใน Inbox และให้ใส่ label Conf เข้าไปเลย
หมายเหตุ: ใน GMail จะมี label ของ system อยู่สองสามตัวที่จะทำงานโดยอัตโนมัติ เช่น All Mail จะเป็น label ที่กำหนดให้กับอีเมลทุกอัน และไม่สามารถลบได้ Inbox จะเป็น label ที่ถูกกำหนดให้กับอีเมลที่เพิ่งได้รับโดยอัตโนมัติเป็นต้น
การสร้าง filter ก็ทำไม่อยาก เพราะมันเป็น rule base แบบ match/action ธรรมดา โดยขั้นแรกเราจะกำหนดเงื่อนไขก่อนว่า อีเมลได้จะถูกกรองโดย filter นี้ ซึ่งอาจจะมาจากชื่อผู้ส่ง หัวข้อ หรือว่าเนื้อความก็ได้ (ซึ่งก็เป็นเหตุให้ Google ถูกบ่นว่าแอบอ่านอีเมลของผู้ใช้อยู่) ตามรูปด้านบน ตรงช่อง F
เมื่อกำหนด match condition แล้ว ก็จะมากำหนด action ซึ่ง มีมากมาย ตามรูปด้านบน ช่อง G ซึ่งถ้านั่งดูดี ๆ เกือบทั้งหมด เป็นการกระทำที่เกี่ยวข้องกับ label ทั้งนั้น
หรือว่าถ้าอยากกำหนด label เอง ก็ทำได้ โดยที่ toolbar ด้านบน จะมีรูป label/tag อยู่ ก็กดเลือกตรงนั้น แล้วมันจะแสดงตามพื้นที่ H ก็กดเลือก label ที่ต้องการได้เลย ใช้ได้ทั้งในหน้าอ่านจดหมาย และหน้าแสดงรายการจดหมาย
ซึ่งถ้าเราใช้ label จนคล่องแล้ว ก็อาจจะพลิกแพลงได้ เช่น ใช้ทำ GTD เป็นต้น
GMail ได้เปลี่ยนวิธีการจัดการอีเมลให้เข้ากับโลกสมัยใหม่มากขึ้น ในเมื่อไม่มีความจำเป็นต้องใส่อีเมลเข้าไว้กับ folder ใด folder หนึ่งอีกต่อไปแล้ว ดังนั้น ก็ขอให้ลืมไปเลยว่า ต้องแยกจดหมายโดยใช้ folder แต่เปลี่ยนไปใช้การกำหนด label ให้กับจดหมายแทน แล้วแยกจดหมายตาม label เอา ซึ่งไม่ใช่เฉพาะเรื่อง label เท่านั้น ที่ GMail เปลี่ยนวิธีการจัดการอีเมล แม้แต่การจัดการรายการอีเมล GMail ก็เปลี่ยนจากการ sort เป็นการ search แทน นั่นคือแทนที่เราจะต้องเรียงจดหมายตามผู้ส่ง ตามวันที่ส่ง หรือตามหัวข้อ เพื่อหาอีเมลที่ต้องการ GMail ก็บอกเราว่า ฉันจะเรียกตามวันที่ได้รับเท่านั้น ส่วนถ้าต้องการหาอีเมลอะไร ก็ search เอาสิ ซึ่งการใช้ label ก็เพื่อให้การ search ทำได้อย่างมีพลังอีกด้วย
ทั้ง label และการจัดการรายการอีเมลโดยการ search ก็มาจากธรรมชาติของบริษัท Google ที่เป็น search engine company นั่นเอง