Pruet's MoBlog

เนื่องมาจากมีน้องสาวท่านหนึ่งทวีตว่า

ทำให้รู้ว่าหลาย ๆ คนยังไม่เข้าใจหลักการของ label ใน GMail ถึงแม้ว่าจะเปิดบริการมาแล้วเกือบสิบปี

ถ้าให้อธิบายสั้น ๆ สำหรับคำถามของน้องเขาก็คือ ทุกอย่างใน GMail เป็น label และทั้ง inbox/folder ทั้งหลาย ก็เป็น label ทั้งนั้น

หรืออีกในหนึ่ง ใน GMail ไม่มี inbox/folder นั่นเอง

ก็ขอย้อนอดีตนิดหนึ่ง อีเมลแต่ดั้งเดิมนั้น ได้แนวคิดมาจากการส่งจดหมายจริง ๆ (หรือที่มักจะเรียกกันว่า Snail Mail) ที่ว่าพอจดหมายมาถึง เราก็จะเอาจดหมายมาจัดแยก เช่นถามผู้รับ หรือตามหัวข้อ ซึ่งช่องหรือสิ่งที่ใช้เก็บจดหมายนั้น ภาษาอังกฤษก็จะเรียกว่า Folder ดังนั้น ในโปรแกรมอีเมลดังเดิม ก็จะมี folder ไว้ให้ เพื่อให้ผู้ใช้ระบุว่า จะเก็บอีเมลของตัวเองที่ไหน เช่น จดหมายเจ้าจะอยู่ใน Inbox ซึ่งถ้าอ่านแล้ว คิดว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับงาน เราก็จะย้ายจาก Inbox ไปใส่ Business เป็นต้น แล้ววันหลัง พอเราอยากจะหาจดหมายฉบับดังกล่าว ก็จะเขาไปดูใน Business แล้วอาจจะสั่งให้มันเรียงตามวันส่ง เรียงตามผู้ส่ง หรือตามหัวข้อ ซึ่งไม่ว่าจะด้วยวิธีการใด ขบวนการทั้งหมด ก็เลียนแบบมาจากการส่งจดหมายจริง ๆ

แต่จดหมายต่างจากอีเมลตรงที่ว่า มันอยู่ได้เพียงที่เดียว แต่อีเมลเป็นข้อมูลอีเล็คทรอนิกส์ มันไม่จำเป็นต้องอยู่ที่เดียวก็ได้ นั่นคือที่มาของระบบ label ใน GMail

label ใน GMail นั้น สามารถถูกำหนดให้กับอีเมลไหนก็ได้ และอีเมลหนึ่ง ๆ จะมีหลาย label ก็ได้ ซึ่งจะทำให้การจัดการอีเมลมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ลองดูรูปด้านล่าง

ด้านซ้ายมือที่เขียนไว้ว่า A ในโปรแกรมอีเมลดั้งเดิมจะเป็นรายการของ folder แต่ใน GMail รายการดังกล่าวคือรายการของ label ที่เราเลือกให้มาแสดง ดังนั้น ถ้าเรากดเลือกตรง Starred แล้ว GMail ก็จะแสดงอีเมลทั้งหมดที่มี label Starred กำหนดอยู่ หรือถ้าเรากดเลือก Important เขาก็จะแสดงรายการอีเมลที่มี label Important กำหนดอยู่ ดังนั้นถ้าอีเมลใด มี label มากกว่าหนึ่งอัน มันก็จะไปโผล่ในหลาย ๆ ที่ได้

ซึ่งรายการ label ด้านซ้ายนี้ เราสามารถระบุได้ว่า จะให้แสดงอะไรบ้าง โดยระบุใน Settings ซึ่งพอเข้าไป จะเห็นได้ชัด จากรูปที่เขียนไว้ว่า B ว่า นี่ไม่ใช่ folder list แต่เป็น label list โดยเราสามรถที่จะเลือก show hide หรือ show if unread ได้ โดย show if unread หมายความว่า ถ้ามีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน และมี label ดังกล่าวอยู่ ชื่อ label ดังกล่าวก็จะแสดงใน label list

นอกจากนั้น เรายังทำ label แบบ nested ได้ด้วย เช่น ในรูป ตรงที่เขียนไว้ว่า C/D จะเห็นว่า 261102 จะอยู่ภายใต้ CPE ดังนั้น อีเมลได้ที่ถูกกำหนด label 261102 ก็จะได้รับ label CPE ไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งเราสามารถทำ nested แบบหลายชั้นได้

ปัญหาหนึ่งของการทำ label หรือ tag คือการที่เราขี้เกียจใส่ label/tag ซึ่ง GMail ก็ใช้วิธีการให้เราสร้าง filter ได้ โดยถ้าอีเมลใดตรงกับ filterก็จะสามารถกำหนด Action ต่าง ๆ ที่รวมถึงการใส่ label ได้ เช่นในรูปด้านบน ตรงที่เขียนไว้ว่า E ผมสร้าง filter ที่บอกว่า ถ้ามีอีเมลใดที่มาจาก mailing list ที่จัดการโดย tccc.list.cs.columbia.edu ก็จะไม่ต้องเอาใส่ใน Inbox และให้ใส่ label Conf เข้าไปเลย

หมายเหตุ: ใน GMail จะมี label ของ system อยู่สองสามตัวที่จะทำงานโดยอัตโนมัติ เช่น All Mail จะเป็น label ที่กำหนดให้กับอีเมลทุกอัน และไม่สามารถลบได้ Inbox จะเป็น label ที่ถูกกำหนดให้กับอีเมลที่เพิ่งได้รับโดยอัตโนมัติเป็นต้น

การสร้าง filter ก็ทำไม่อยาก เพราะมันเป็น rule base แบบ match/action ธรรมดา โดยขั้นแรกเราจะกำหนดเงื่อนไขก่อนว่า อีเมลได้จะถูกกรองโดย filter นี้ ซึ่งอาจจะมาจากชื่อผู้ส่ง หัวข้อ หรือว่าเนื้อความก็ได้ (ซึ่งก็เป็นเหตุให้ Google ถูกบ่นว่าแอบอ่านอีเมลของผู้ใช้อยู่) ตามรูปด้านบน ตรงช่อง F

เมื่อกำหนด match condition แล้ว ก็จะมากำหนด action ซึ่ง มีมากมาย ตามรูปด้านบน ช่อง G ซึ่งถ้านั่งดูดี ๆ เกือบทั้งหมด เป็นการกระทำที่เกี่ยวข้องกับ label ทั้งนั้น

หรือว่าถ้าอยากกำหนด label เอง ก็ทำได้ โดยที่ toolbar ด้านบน จะมีรูป label/tag อยู่ ก็กดเลือกตรงนั้น แล้วมันจะแสดงตามพื้นที่ H ก็กดเลือก label ที่ต้องการได้เลย ใช้ได้ทั้งในหน้าอ่านจดหมาย และหน้าแสดงรายการจดหมาย

ซึ่งถ้าเราใช้ label จนคล่องแล้ว ก็อาจจะพลิกแพลงได้ เช่น ใช้ทำ GTD เป็นต้น

GMail ได้เปลี่ยนวิธีการจัดการอีเมลให้เข้ากับโลกสมัยใหม่มากขึ้น ในเมื่อไม่มีความจำเป็นต้องใส่อีเมลเข้าไว้กับ folder ใด folder หนึ่งอีกต่อไปแล้ว ดังนั้น ก็ขอให้ลืมไปเลยว่า ต้องแยกจดหมายโดยใช้ folder แต่เปลี่ยนไปใช้การกำหนด label ให้กับจดหมายแทน แล้วแยกจดหมายตาม label เอา ซึ่งไม่ใช่เฉพาะเรื่อง label เท่านั้น ที่ GMail เปลี่ยนวิธีการจัดการอีเมล แม้แต่การจัดการรายการอีเมล GMail ก็เปลี่ยนจากการ sort เป็นการ search แทน นั่นคือแทนที่เราจะต้องเรียงจดหมายตามผู้ส่ง ตามวันที่ส่ง หรือตามหัวข้อ เพื่อหาอีเมลที่ต้องการ GMail ก็บอกเราว่า ฉันจะเรียกตามวันที่ได้รับเท่านั้น ส่วนถ้าต้องการหาอีเมลอะไร ก็ search เอาสิ ซึ่งการใช้ label ก็เพื่อให้การ search ทำได้อย่างมีพลังอีกด้วย

ทั้ง label และการจัดการรายการอีเมลโดยการ search ก็มาจากธรรมชาติของบริษัท Google ที่เป็น search engine company นั่นเอง

หลังจากใช้ iPad เป็นเครื่องหลัก พกไปทำงานอยู่สักพักก็พบว่า มันไม่ค่อยสะดวกเท่าไหร่ ด้วยสามเหตุผลคือ 1. Microsoft Word 2. Microsoft Excel 3. Microsoft Powerpoint นั่นคือชีวิตของผมได้เปลี่ยนมาเป็น Document Engineer ในภาคกลางวันอย่างเต็มตัวแล้ว T_T และ iPad ก็ยังมีข้อจำกัดอื่น ๆ เช่น เขียนโปรแกรมไม่ได้ เป็นต้น จึงถึงเวลาต้องเปลี่ยนไปใช้ตัวอื่นแทน โดยผมมี Criteria ดังนี้

1. แบตอึด อย่างน้อยต้องได้เกิดหนึ่งวันแบบสบาย ๆ เนื่องจากพอใช้ iPad ซึ่งแบตอึดมาก ใช้ได้เกิน 1-2 วันแน่ ๆ ซึ่งก็ต้องแลกกับประสิทธิภาพแน่นนอน เพราะพวก Core i3/5/7 อยู่ได้ไม่ถึงครึ่งวันแน่ ๆ
2. ต่อ 3G ได้ อันนี้ก็มาจาก iPad เช่นกัน ทำให้เสียนิสัย ต้องต่อเน็ตตลอดเวลา
3. ใช้งาน Microsoft Office ได้ ซึ่งก็หมายความว่า ต้องเป็น Windows ถึงแม้ว่าจะมี Libre/OpenOffice ให้ใช้บนแพลตฟอร์มอื่น ๆ แต่ถ้าต้องทำงานเอกสารเยอะ ๆ ร่วมกับพวก Microsoft Office แล้ว จะพบว่าปวดหัวมาก จึงยังไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีนัก
4. เป็น Tablet ได้ สามารถเอาไปใช้บนโซฟาได้

ด้วยเหตุผลเหล่านี้ จึงเป็นที่มาของการถอย Acer W511 มาใช้ พร้อมกับ Windows 8 ซึ่งตัวนี้ ใช้งานได้ตามข้อ 1, 2, 4 ด้านบนแบบสบาย ๆ

ส่วนข้อ 3 นั้น ก็มีอยู่สองสามทางเลือกคือ 1. ใช้ของเถื่อน 2. ซื้อ Office แบบกล่อง 3. ซื้อ Office 365 เมื่อลองเช็คดูแล้ว Office 365 นั้น ผมสามารถซื้อแบบ Office 365 University ซึ่งสนนราคาก็คือ 2,199 บาท สำหรับสี่ปี ความหมายก็คือ ผมไม่ได้ซื้อ Office ขาดแบบซื้อกล่อง แต่ซื้อแบบ Subscription ซึ่งถ้าหมดสี่ปี ผมก็ต้องจ่ายอีกรอบ

หลายคนอาจจะไม่ชอบรูปแบบนี้ เพราะว่าไม่ได้ซื้อขาด แล้วต้องเสียเงินเรื่อย ๆ แต่ในอีกแง่หนึ่ง การซื้อแบบ Subscription ก็มีข้อดีคือ ถ้า Microsoft ออก Office รุ่นใหม่ ผมก็จะได้ใช้รุ่นใหม่น้นทันทีโดยไม่ต้องจ่ายเงินซื้อใหม่ และจากประวัติ จะเห็นว่า Microsoft ได้ออกรุ่นใหม่ดังนี้ 2001 -> 2003 ->2007 -> 2010 -> 2013 ซึ่งถ้าดูแบบนี้ ผมน่าจะได้ใช้รุ่นใหม่อีกรุ่นหนึ่ง น่าจะไม่ 2015 ก็ 2016 และถ้ามาคำนวณค่าใช้จ่ายแล้ว 2,200 บาท ใช้ได้สองเครื่อง ไม่ว่าจะเป็น Windows หรือ Mac และใช้ได้ 4 ปี ก็คือถ่าโคตรคุ้มนะครับ คุ้มกว่าโปรแกรมเถื่อนอีก เพราะว่าได้ Update อัตโนมัติตลอดเวลา ได้ Skydrive เพิ่ม ได้ Skype minute อีกนิดหน่อย

พอใช้งานไป ก็พบว่ามันคือ Office 2013 ที่ทำ Integrate เพิ่มกับ Skydrive ซึ่งก็สะดวกมาก สำหรับคนที่ใช้คอมพ์หลายเครื่อง และถ้าใช้ Windows Phone ก็จะยิ่งสะดวกไปใหญ่ ตัว Office ก็ทำงานได้ดีตามที่ควรจะทำงานได้ ยิ่ง ๆ หลัง ๆ ใช้ Word, Office, Excel ทุกวัน ก็ยิ่งเห็นว่า มันดีกว่าไปนั่งทำบน Google Docs เยอะ เพราะถึงแม้เน็ตจะล่ม ก็ยังทำงานได้

สรุปว่า คุ้มครับ